مسئول واحد:

مائده شجرات
كارشناس بررسی  اسناد و مدارك دفتر ریاست دانشگاه

امروزه تردیدی وجود ندارد که ، مهم ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه های فعالیت بشری، وجود اطلاعات صحیح و به هنگام است. در واقع طبقه بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان ، یکی از ضروریات مدیریت در هر سازمان است . در هر سازمان ، تصمیمات ، فعالیت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداری می شوند، این اسناد ، حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی بوده و از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمصم گیری های اداری محسوب می شوند.

این اسناد باید مدیریت شوند. مدیریت اسناد موجب می شود اطلاعات صحیح ، بروز ، طبقه بندی شده و مناسب برای انجام فعالیت ها ، تصمیم گیری ها و دفاع از حقوق سازمان در اختیار کارکنان و مدیران مربوطه قرار گیرد. در واقع وظیفه مدیریت اسناد ، اطمینان از این مورد است که اطلاعات ثبت شده در مراحل چرخه عمر سند ، به شیوه ای اقتصادی و کارامد مدیریت می شوند.مدیریت اسناد چارچوبی را برای تولید ، استفاده ، نحوه نگهداری و امحا ء اسناد ارائه می دهد. در صورتی که فرایند مدیریت اسناد به درستی انجام گیرد، برخی از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی را مرتفع کرده و از اتلاف وقت و بودجه جلوگیری میشود. همچنین بسیاری از مشکلات فعلی واحدهای تابعه در خصوص نگهداری اسناد و مدارک به حداقل می رسد. از طرف دیگر رشد جمعیت، توسعه فعالیت های علمی ، آموزشی ، درمانی ، حقوقی،اداری و مالی در واحدهای زیر مجموعه وزارت بهداشت منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری و درمانی در دانشگاه های علوم پزشکی سراسر کشور و واحدهای زیرمجموعه آن شده است.لذا یکی از نیازهای کلیدی وزارت بهداشت ارایه چارچوبی استاندارد و جامع برای مدیریت اسناد است.
 

معرفی واحد:

براساس تشکیلات وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی و نیاز دانشگاهها به ارزشیابی و مدیریت اسناد ، واحد اسناد دانشگاه در زیر مجموعه حوزه ریاست دانشگاه در محل طبقه سوم ساختمان مرکزی دانشگاه تشکیل و با بهره گیری از تجربیات و نظرات کارشناسان اسناد وزارت متبوع و سازمان اسناد وکتابخانه ملی وکارشناسان صاحب نظر در دانشگاه بر اساس دستورالعملهای ابلاغ شده فرآیند مدیریت اسناد را پیگیری می نماید.
 

فرایندها :

مراحل امحاء اسناد
فلوچارت فرآیند ارزشیابی و امحاء اسناد
 

فرم ها، دستورالعمل ها و کتابچه ها :
فهرست اوراق داراي مجوز امحاء
فرم درخواست شناسه مجوز امحاء اوراق راكد

فرم صورتجلسه اوراق امحایی

شیوه نامه حفظ و نگهداری اسناد در بایگانی ها

کتابچه مدیریت اسناد در نظام سلامت

دستورالعمل ساماندهی اسناد وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی

مجوز ها:
مجوز هاي  اختصاصی وزارت بهداشت

 مجوزهای عمومی

آدرس و شماره تلفن تماس:
بلوار گلستان دانشگاه علوم پزشکی جندی شاپور اهواز.سازمان مرکزی.طبقه سوم.حوزه ریاست. تلفن:33113122


 



                      6.0.3.0
                      گروه دورانV6.0.3.0